domenica 28 ottobre 2012

Come si fa una rassegna stampa


La rassegna stampa è ciò che attesta la validità dell'operato di un addetto stampa. Come si fa una rassegna stampa? Come prima cosa diamo una definizione di rassegna stampa: la rassegna stampa è il documento che raccoglie gli articoli e i servizi usciti sui media a proposito del nostro cliente, che sia esso un brand, un evento o un personaggio.

Spesso finiscono in rassegna stampa anche semplici "menzioni" e non obbligatoriamente articoli che trattano esclusivamente dell'argomento in questione.

Come redigerla? Ogni ufficio stampa ha il proprio stile, l'importante è che il documento sia intelleggibile. Ovvero:

1) La rassegna stampa deve seguire un criterio di classificazione.

Per poter valutare al meglio l'impatto del nostro evento sui media è bene che i pezzi raccolti siano classificati: per periodicità delle testate, per esempio. E quindi avremo bimestrali, mensili, settimanali, quotidiani, agenzie tra i cartacei, seguiti da web, TV e Radio. Oppure in ordine cronologico. Dal primo pezzo/servizio fino all'ultimo. Generalmente, se il cliente è un personaggio e non un evento spot la rassegna stampa si redige secondo un arco temporale predefinito in sede di contratto. Annuale, stagionale o mensile? Dipende dalle esigenze. Detto questo, col termine rassegna stampa si indica anche il semplice aggiornamento quotidiano sugli articoli più interessanti che riguardano o potrebbero riguardare il cliente.

2) La rassegna stampa deve contenere le informazioni essenziali.

Nel format di rassegna che ho creato in word (vedi immagine a corredo) sono contenute le informazioni essenziali: nome della testata in alto a sinistra, data in alto a destra e sotto il jpg del pezzo. In caso di servizio televisivo o radiofonico la casella di testo in basso conterrà le informazioni riguardanti il servizio: a che ora è andato in onda, titolo del servizio, il nome del giornalista, eventuali sponsor citati, durata del servizio, ora di messa in onda etc.

3) La rassegna stampa può (deve) essere digitale

Oramai le rassegne stampa cartacee sono diventate obsolete. Archiviarle è un problema, senza considerare il danno ambientale che deriva da un tale spreco di carta. Una rassegna stampa in formato digitale è comoda e versatile: può essere inviata via FTP, inserita in una USB, archiviata in un server o un disco esterno.

Quanto detto non vale in caso di monitoraggio a pagamento. Esistono infatti aziende - ne parleremo più avanti - che forniscono ai clienti i "ritagli" stampa tutti i giorni, al mattino. I pdf inviati sono già impaginati, con il nome della testata, la data e il pezzo, anche a colori. Naturalmente questo servizio ha un costo non indifferente, e i clienti che se lo possono permettere sono spesso grossi brand o agenzie di comunicazione.

A chi è destinata una rassegna stampa?

La rassegna stampa ultimata andrà prevalentemente a quattro categorie di destinatari:

- Al cliente
La rassegna stampa è la testimonianza del lavoro dell'Ufficio Stampa. E' ciò che giustifica il rapporto commerciale e di fiducia tra cliente e agenzia.
- Agli sponsor
Chi ha pagato per la visibilità ha il diritto di verificarla, soppesarla e monetizzarla.
- All'agenzia
L'agenzia ha una storia. Che va conservata, tutelata e mostrata.
- All'addetto stampa
Anche l'addetto stampa ha una storia. E anche a lui spetta - digitale o cartacea - una copia della rassegna stampa, ovvero il frutto del suo lavoro. Perché non si sa mai, prima o poi potrebbe chiedergliela un'altra agenzia.

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