mercoledì 24 ottobre 2012

Come si invia un comunicato stampa?

In questo articolo vediamo le tecniche per inviare un comunicato stampa via mail. Vi chiederete quale criptica strategia si nasconda dietro una semplice e-mail e mi darete della megalomane. Ma in realtà, un corso di ufficio stampa serio non può prescindere dalle tecniche d'invio. In questo articolo tratteremo solo il "come", lasciando il "quando" alla parte del corso relativa al time table di un evento.

INDIRIZZO E-MAIL

Tutto parte dall'indirizzo e-mail. La classica mail ufficiostampa[at]nomeazienda.com è considerata più professionale dell'estensione [at]gmail.com, [at]libero.it etc. Vero è che la maggior parte dei giornalisti riceve talmente tante e-mail che ormai, ufficio stampa o no, non fa più differenza. Qui dovrete usare l'intuito e il buonsenso: se il vostro evento è più popolare del nome della vostra azienda, perché non rinominate il vostro account di posta elettronica col nome dell'evento? O viceversa, a seconda delle esigenze.

OGGETTO

L'oggetto dell'e-mail è importante quanto il titolo del comunicato stampa. Mai scrivere un oggetto generico, come "Comunicato stampa" o "Informazione": potrebbe essere letto, ma presumibilmente, nel migliaio di e-mail che un giornalista riceve tutti i giorni andrebbe a finire nel cestino o peggio nello spam. Per scrivere il vostro oggetto, usate un po' di furbizia. Ad esempio: il vostro evento, la sagra del prosciutto di San Crispino, non è molto popolare tra i media nazionali. Però quest'anno i capi hanno deciso di pagare una madrina VIP per stuzzicare la stampa. Nell'oggetto metterete il nome della madrina VIP e la possibilità che la vostra e-mail sia vista crescerà a dismisura. Non esagerate con le maiuscole, un oggetto scritto interamente in maiuscolo potrebbe finire nella posta indesiderata. Stessa cosa per il punto esclamativo. Tante caselle di posta sono settate apposta per riconoscerlo e scartare l'intero messaggio.

LA MAIL

Nel corpo della mail non è necessario il saluto, ma è educato e verrà apprezzato da alcuni. E' invece indispensabile incollare il comunicato stampa nel corpo della mail - per non costringere il destinatario ad aprire gli allegati - e in ogni caso non dilungarsi troppo nei saluti. Quando scrivete un'e-mail mettetevi nei panni di chi la riceve: il giornalista non ama perdere tempo a cercare di capire cosa sta leggendo, dunque siate chiari e sintetici, fate in modo che la notizia salti all'occhio il prima possibile.

GLI ALLEGATI e LE FOTO

Alcuni giornalisti non amano gli allegati. Questa categoria per fortuna sta per andare in pensione, resistete stoicamente ancora qualche anno.
Per tutti vale la regola che avete appena letto nel punto precedente: incollare il comunicato stampa anche nel corpo dell'e-mail. Prima di inviare un'e-mail - specie se ha foto in allegato - accertatevi che il suo peso complessivo non superi i 3 mega: tantissimi server dei giornali (soprattutto agenzie e quotidiani) hanno quel limite settato, oltre il quale l'invio si auto invalida. Se il vostro evento richiede una spedizione costante e massiccia di foto potete agire così: 1) caricare le immagini in un ftp e inviare il link dell'ftp ai destinatari; 2) inviare le foto in bassa (riducendole con Microsoft Office Pictures Manager) e solo su richiesta quelle in alta, specificando la disponibilità di materiale hi-re in un Post Scriptum.

LA FIRMA DIGITALE

Ricordatevi di creare una firma digitale, è professionale ed estremamente utile. Dovrà essere più o meno così:

Margherita Rossi
Addetto Ufficio Stampa
Totem Comunicazione
Piazza Venezia 8
00100 Roma
email: m.rossi[at]totemcomunicazione.com
Tel. 06.1234567
Cell. 335.255552
Skype. marghe.rossi

Oppure, se volete, al posto dell'agenzia potete indicare l'evento che promuovete. L'importante è che i vostri recapiti siano segnalati in calce all'e-mail.

LA PRIORITÀ

Non ditemi che c'è ancora qualcuno che ritiene l'opzione "priorità" una discriminante!

Guarda anche le altre guide - Come si fa una Medialist, Come si vende una non notizia, Come si organizza una Conferenza Stampa, etc. - presso il corso gratuito per l'ufficio stampa: Quali sono le attività dell'Ufficio Stampa?

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