sabato 17 novembre 2012

Accrediti stampa in Conferenza, come gestirli

Dopo aver visto come si organizza una conferenza stampa (vedi link sotto) occupiamoci in particolare degli accrediti dei giornalisti. In sede di allestimento della location occorre prevedere un'area dedicata agli accrediti stampa. Quella degli accrediti è una procedura propedeutica alla distribuzione dei press kit, che costringe i giornalisti a registrarsi prima di prendere posto in sala. Vediamo in questo articolo a cosa servono gli accrediti stampa e come possono essere gestiti durante una conferenza.

A cosa servono gli accrediti stampa?
 
Gli accrediti stampa hanno una duplice ragione di esistere. Servono all'addetto stampa per compilare la lista dei presenti (che obiezioni potrebbe avanzare durante la conferenza questo giornalista? Di cosa potrebbe avere bisogno visto il settore e la periodicità della testata? Posso permettermi di farci due chiacchiere, ci siamo già visti o conosciuti? A chi posso proporre un'intervista con l'amministratore delegato tra una tartina e l'altra?) ma anche al giornalista per segnalare la propria presenza e i propri recapiti all'organizzazione. Spesso dopo la conferenza l'ufficio stampa si occupa di distribuire il materiale fuori embargo anche in formato digitale, rinviando il press kit a tutti i presenti insieme alle foto della conferenza stessa e alle dichiarazioni dei relatori.
 
 
 
 
Come si gestiscono gli accrediti stampa?
 
La prima cosa da fare è prevedere una zona dedicata agli accrediti. Generalmente si tratta di un tavolo posizionato in un'anticamera o all'ingresso della sala. L'intento è quello di costringere tutti i nuovi arrivati a registrarsi, lasciando i propri dati su un foglio come quello che vedete qui sopra. Si fa in excell in pochi minuti e poi si stampa in varie copie, a seconda dell'affluenza prevista. E' sicuramente più professionale del classico bloc notes dove tutti scarabocchiano come se fosse il muretto delle indulgenze. Ricordatevi di aggiungere il campo cellulare, anche se non tutti lo compileranno.
Il tavolo andrà allestito: da una parte i PRESS KIT, che darete solo a chi si è registrato, e dall'altra i fogli accrediti con le penne. Se il numero degli invitati è piuttosto elevato, potete preventivare una hostess, che vi darà una mano al tavolo facendo registrare i visitatori, mentre voi darete il benvenuto ai colleghi della stampa consegnando loro il press kit.
La hostess dovrà essere "brieffata", in modo che saluti cortesemente gli ospiti invitandoli a compilare il format oppure a lasciare un bigliettino da visita. Quando comincerà la conferenza voi le ricorderete di trascrivere i dati dai bigliettini al form d'accredito, controllando che siano chiari i nomi, i numeri di telefono e soprattutto le e-mail. Una volta in ufficio, la lista delle e-mail dovrà essere utilizzata per inviare il materiale post conferenza (foto dell'evento, dichiarazioni per chi si fosse perso qualcosa, press kit in formato digitale) e per aggiornare le medialist con i dati aggiornatissimi lasciati dai giornalisti.
 
 

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