giovedì 1 novembre 2012

Come e dove organizzare una Conferenza Stampa

Come si organizza una conferenza stampa? Cerchiamo di rispondere a questa domanda illustrando punto per punto i passaggi per allestire un evento di questo tipo. Chi organizza congressi o meeting aziendali si dimentichi di poter replicare le stesse procedure in caso di conferenza stampa. Questa volta gli interlocutori sono i giornalisti, una razza a sé stante di cui bisogna conoscere habitat, usi e costumi.

Ma davvero vogliamo organizzare una conferenza stampa?

Come prima cosa l'addetto stampa valuta l'eventualità di organizzare una conferenza stampa. Spesso le manie di protagonismo degli amministratori delegati sono causa di conferenze stampa finite in tragedia, vuote come lo stadio il lunedì. I capi redattori lo sanno, e a volte spediscono i redattori in conferenza solo per mantenere intatte le buone relazioni con l'organizzazione dell'evento. Una conferenza stampa dovrebbe essere indetta solo se strettamente necessaria. Se, per esempio, un personaggio che susciti qualche interesse nella stampa (anche solo nella stampa locale, o settoriale) dovesse avere una importante dichiarazione da fare, e voglia dare la possibilità a tutte le testate di ascoltarla in contemporanea; o anche, se, prevedendo criticità e obiezioni circa una determinata politica aziendale, si voglia prevenire qualsiasi tipo di imprevisto.
Attenzione a non esagerare con le conferenze. Se i giornali capiscono che i vostri appuntamenti sono inutili e che possono avere un comunicato stampa dopo, senza scomodare nessuno dalla redazione, li diserteranno in massa. Ma se sanno che A) Se non vanno in conferenza rischiano di bucare una notizia importante; e B) Si mangia bene/Si recuperano interviste interessanti probabilmente decideranno di accettare i vostri inviti.

Da dove cominciare: gli strumenti

I vostri strumenti per organizzare una conferenza stampa saranno: la MEDIALIST, il TELEFONO, SAVE THE DATE e INVITO, una buona LOCATION e il supporto della TECNOLOGIA. Spiegamo meglio, punto per punto.

La location e la tecnologia adatta

Prima di inviare qualsiasi invito dovete superare il primo ostacolo: decidere dove si svolgerà la conferenza stampa. E' importante avere ben presente l'entità del bacino di invitati, calcolando che statisticamente il 20% dice di sì, e la restante parte, qualunque cosa dica, non verrà comunque. La sala prescelta dovrà essere facilmente raggiungibile, dotata di sedie (perdonate l'ovvietà ma melius abundare quam deficere), un banco per i relatori attrezzato (microfoni se necessari, acqua), il supporto tecnologico adatto all'occasione (proiettate slide? Un video? Il riscaldamento? Le luci?), e dovrà essere commisurata al numero degli invitati. Dovrà dare l'idea di essere piena, specialmente nelle foto che farete girare post evento. Da non dimenticare, in caso di conferenze con un gran numero di invitati, il banchetto degli accrediti, dove farete registrare gli ospiti chiedendo preziosissime e-mail ed eventuali numeri di cellulare. Valutate con i vostri capi l'eventualità di prendere una o più hostess, così potrete girare liberamente e fare un po' di PR mentre qualcuno raccoglie gli accrediti al posto vostro.

L'orario e il giorno della Conferenza

Considerando la giornata tipo del giornalista, l'orario ideale per un incontro con la stampa è in tarda mattinata: le 12.00, per esempio. Tutti avranno il tempo di scrivere l'articolo per il giorno dopo, oppure di prendere i take dalle agenzie, le prime che faranno uscire la notizia. Meglio sfamare e dissetare gli orfanelli, una volta conclusa la conferenza. Riguardo al giorno, la regola generale vieta le conferenze del weekend, con le dovute eccezioni a seconda del tipo di evento. Prima di fissare la data di una conferenza accertatevi che non vi sia nessun'altro appuntamento importante alla stessa ora.

Lo speech

Dopo aver individuato la location dovrete cominciare a preoccuparvi dello speech. Lo speech è il discorso "assegnato" ai relatori. Spesso a redigerlo è l'addetto stampa del relatore in questione. Lo speech dovrà essere diviso in punti salienti, per renderne più agevole la lettura, e dovrà permettere al relatore di andare "a braccio". Dovrà essere, in poche parole, solo un canovaccio da seguire liberamente, a meno che il relatore non richieda espressamente qualcosa di diverso (tabelle da commentare, un discorso da leggere pedissequamente etc.).
Merita di essere accennato anche il discorso del Mediatore. Spesso a presentare i relatori ci pensa una terza persona, per esempio l'addetto stampa. Il mediatore dovrà attenersi a uno speech, che conterrà un'introduzione, l'ordine secondo cui i relatori prenderanno la parola, i loro nomi e le loro cariche. Ultima considerazione: la conferenza non dovrà durare più di 20/30 minuti (anche troppo!). Quindi: non riempire lo speech di dati autoreferenziali che non interessano a nessuno e prevedi un'intervallo di tempo da destinare alle domande dei giornalisti (preparando i relatori a eventuali obiezioni).

Il press kit

Preparate con largo anticipo il materiale da distribuire in conferenza. Anche perché gli step sono tanti e difficoltosi: recuperare le dichiarazioni dei protagonisti, scrivere il comunicato ed eventuali altri documenti, impaginare graficamente, far approvare dal capo Ufficio Stampa, dall'Amministratore Delegato, dalle società partner, dagli Sponsor, dal Cliente, stampare, contare e allestire.

Gli inviti

Gli inviti potranno essere inoltrati in due passaggi. Il primo potrà essere un Save the Date, cioè un avviso dato con largo anticipo. Il secondo è l'invito vero e proprio, spedito qualche giorno prima della conferenza. In sede di recall in tanti (specialmente le TV) vi diranno che ancora non hanno deciso se partecipare o meno e vi inviteranno a ricontattarli la sera prima, dopo la riunione di redazione. Come sempre, se avete tempo mandate mail nominative: Piuttosto che "Gentile Collega", scrivete "Caro Caio Mario" ect. La possibilità di rigetto diminuirà statisticamente.
In sede di recall potete creare aspettativa e suspance, ma sempre con i piedi per terra.

Gli accrediti

Come abbiamo accennato più in alto, gli accrediti potranno essere raccolti all'ingresso della sala o, se la location ne è dotata, in un'anticamera. Se vi aspettate un numero elevato di partecipanti, una o più hostess vi potrà essere utile, per invitare gli ospiti a registrarsi mentre voi date il benvenuto ai giornalisti. Stampate qualche format di questo tipo prima di recarvi in conferenza:



Istruite le hostess prima che arrivino gli ospiti: dovranno dare il buongiorno (!), invitare i giornalisti a lasciare un bigliettino da visita se ne sono in possesso, per non perdere tempo a compilare il format, e dovranno dare loro un press kit o eventuali gadget.

Il post- Conferenza

Dopo la conferenza, nella maggiorparte dei casi i giornalisti si aspettano una mail riassuntiva che contenga anche le foto dell'evento. Meglio farlo il prima possibile. Nella mail inseriremo le dichiarazioni dei relatori, i ringraziamenti e allegheremo le immagini ufficiali da utilizzare per chi non ha portato con sè il fotografo. Ricordatevi di inserire in CCN le e-mail di chi si è registrato nei format degli accrediti stampa, ma anche chi non è venuto e ci ha chiesto di essere ugualmente informato.

Vedi anche:
Come si fa una Medialist?
Come si invia un comunicato stampa?

Letture:




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