martedì 11 dicembre 2012

Come inviare gli allegati ai giornalisti

In questo articolo ci occuperemo di un tema all'apparenza banale: come inviare gli allegati ai giornalisti. Chi ha un minimo di esperienza in Ufficio Stampa ha capito che gli allegati non suscitano la simpatia dei destinatari. Anzi. Purtroppo in certi casi non se ne può fare a meno, soprattutto quando si tratta di inviare immagini o file che non si possano inserire nel corpo dell'e-mail, come slide e documenti excell. In via generale, quando si invia un comunicato stampa è consigliabile copiare e incollare il testo del comunicato nel corpo dell'e-mail, in modo da rendere più immediato e comodo il recepimento del messaggio.
Qualora fosse necessario, gli allegati dovranno essere inviati con criterio, onde evitare spiacevoli inconvenienti.

Come inviare Allegati pesanti. In caso di allegati pesanti di dovrà procedere con cautela, in modo da non intasare la casella di posta dei destinatari del messaggio. Se la somma del peso degli allegati non supera i 5/6 megabyte (equivalenti a 5.000 Kb) si potranno inviare via e-mail, soprattutto se i destinatari lavorano nel fotografico o hanno una g-mail. Tante testate, purtroppo, hanno però e-mail settate in modo da rigettare allegati oltre i 3 Mega, quindi attenzione alle notifiche di ricezione. In tal modo potreste spiegarvi tanti invii andati a vuoto.

Come inviare Allegati pesantissimi. Come inviare allegati troppo pesanti? Così pesanti da superare anche la soglia dei 10 Mega supportati da Gmail? Attraverso diversi siti. In mancanza di Megaupload tanti altri siti che permettono la condivisione di file pesanti hanno fatto la loro fortuna. Come We Transfer, semplice da usare e gratuito. Su We Transfer si possono inviare via mail allegati ai giornalisti fino a 2 Giga. Beh, non esagerate comunque.

Virus. Attraverso gli allegati si possono facilmente infettare i computer degli altri. Per questo motivo - e anche per la salute del proprio pc - è bene proteggere il computer da eventuali epidemie virali, che potrebbero involontariamente essere trasmesse via mail.

Nome degli allegati. Gli allegati devono essere nominati. Chi riceverà l'e-mail li salverà sul proprio computer, probabilmente nella cartella di Download insieme a una selva di altri documenti Jpg, Word, Pdf, Excell, ritrovandolo poi con fatica. Una situazione del genere può essere fatale in caso di interesse già vacillante da parte del giornalista. Morale della favola, meglio nominare i file in maniera funzionale.

Allegati con Microsoft Office Outlook. Programmi come Microsoft Office Outlook sono usati dalla maggior parte delle aziende per armonizzare le caselle di posta dei dipendenti. Il programma della Microsoft, per esempio, presenta diversi stratagemmi per gestire e semplificare l'invio degli allegati: calcola automaticamente il peso complessivo dell'e-mail, permette di allegare file semplicemente trascinandoli nel corpo dell'e-mail, permette di inviare allegati più velocemente, indicando i file e inviando il tutto senza doverli allegare uno per uno. Dal lato dei destinatari, invece,Microsoft Office Outlook permette di scaricare in un solo click tutti gli allegati in un file zippato e di affinare la ricerca di un file nascondendo temporaneamente le e-mail senza allegati.

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