venerdì 15 marzo 2013

Assemblare un press kit/cartella stampa: consigli

Abbiamo visto cos'è e come redigere un press kit/cartella stampa. Generalmente il press kit si consegna in conferenza stampa, per fornire tutto il materiale necessario per la stesura di un articolo. Il press kit resta comunque uno strumento a disposizione dell'ufficio stampa: dopotutto è semplicemente la raccolta, intellegibile e completa, di tutte le informazioni  essenziali sul nostro cliente/evento

Ma che forma deve avere un press kit? Come si assembla?


CARTELLA STAMPA CARTACEA. 

Pregi e difetti. La classica cartella rigida che contiene i documenti essenziali (profilo azienda, comunicato stampa, le novità dell'edizione 2013 etc.) è ancora lo strumento preferito dai professionisti della comunicazione per fornire ai colleghi della stampa le informazioni sulle rispettive aziende.

Perché?

1) In conferenza stampa si ha qualcosa da leggere. Distribuendo esclusivamente supporti digitali si resta "a bocca asciutta" e si è costretti ad ascoltare le parole dei relatori senza poterle integrare con un comunicato stampa vero e proprio.

2) In certi casi costano di meno. Le cartelline sono spesso una spesa indipendente dalle esigenze dell'ufficio stampa, e sono disponibili in azienda a prescindere.

Inconvenienti:

1) Assemblarle costa una fatica e un dispendio di tempo e risorse non indifferente. Occorre stampare i fogli, pinzarli, assicurare lo stesso ordine dei documenti all'intero di ogni cartella; inserirli in cartella; contare le cartelle e trasportarle fino al luogo dove si svolgerà la conferenza stampa.

2) Una volta svolte a menadito le mansioni elencate qui sopra, gli addetti stampa dovranno fare i conti con eventuali modifiche dell'ultimo momento. Abbiamo scritto male il nome dello sponsor? L'Amministratore delegato ha cambiato idea su quanto dichiarato? Uno dei vip non viene più all'evento perché ha mal di pancia? Butta tutto e ristampa, ripinza, riordina, riassembla.

3) Tanta carta sprecata.

PRESS KIT FORMATO DIGITALE.

Pregi e difetti. Il press kit in formato digitale è l'ultima frontiera delle media relations. Al CD è da preferire la pen drive: se non altro l'aggeggio resterà al giornalista come ricordo, ed egli potrà utilizzarlo anche in futuro sbandierando inconsapevolmente il nostro bel logo aziendale. Distribuire le pen drive è uno stratagemma per piazzare la nostra pubblicità in luoghi strategici come la redazione di un giornale.

Chi preferisce il press kit digitale e perché?

1) Dà un'immagine aziendale più fresca e al passo coi tempi. 

2) Rappresenta anche un gadget, un cadeaux che il giornalista si porta a casa e può riutilizzare (non per il CD).

3) Le foto possono essere caricate anche nel formato ad alta risoluzione. Con la pen drive è possibile liberarsi all'istante del problema delle foto: le immagini non dovranno essere inviate dall'ufficio con file pesantissimi attraverso jumbo mail e altri stratagemmi. Al limite se le faranno ridurre dai grafici come e quanto vorranno.

Inconvenienti:

1) Non conviene per piccoli press kit. Quando c'è solo un comunicato stampa da distribuire non vale la pena far stampare un gran numero di CD o ordinare 100 pen drive personalizzate al fornitore. Il costo risulterebbe troppo alto e non sarebbe giustificato dalla mole di materiale che effettivamente andremo a distribuire.

2) In conferenza non c'è niente da leggere. Anche quando si preferisce distribuire press kit in formato digitale è bene stampare almeno il comunicato stampa. La platea di giornalisti vi ringrazierà.

Attività dell'Ufficio Stampa

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