giovedì 7 marzo 2013

Come fare un Press Kit Cartella Stampa

Cos'è un press kit (cartella stampa) e come realizzarlo? Il press kit è uno strumento fondamentale per l'ufficio stampa ed è generalmente abbinato alla conferenza stampa. Non è altro che un insieme di tutte le informazioni che possono essere utili ai giornalisti per preparare un eventuale articolo. Dopo le dichiarazioni dei relatori e le eventuali domande della platea, agli ospiti viene rilasciato un kit in formato cartaceo (la classica cartellina) o digitale (pen-drive personalizzata).


COME ORGANIZZARE UNA CONFERENZA STAMPA?

All'interno dovranno essere presenti informazioni complete, razionali e intellegibili. Ma come fare un press kit? Da dove cominciare? Occorre innanzitutto partire dall'argomento della conferenza, suddividendolo in sezioni. Prendiamo a esempio due cartelle stampa tipo: 1) Press Kit Spettacolo teatrale; 2) Press Kit Corsa automobilistica. 

Concepire un press kit

Mettiamoci nei panni del giornalista. Di cosa può avere bisogno? Probabilmente scriverà un articolo di dieci righe, forse il suo capo redattore pubblicherà solamente un richiamo dell'evento nella sezione appuntamenti del weekend. D'altro canto, potrebbe essere disponibile lo spazio per un bell'articolo con foto (oppure il nostro amico ha un sito web e il suo spazio è potenzialmente illimitato!). Quello che dobbiamo dargli è il massimo: tutto ciò che potrebbe soddisfare le sue eventuali domande. Non costringiamolo a chiamarci per sapere il nome di questo o quel personaggio, non facciamo sì che abbia dei dubbi e preferisca magari scrivere una riga in meno. Scrivere "tutto" non significa presentargli un romanzo. Al contrario: quello che gli daremo sarà un compendio ben strutturato, dove riuscirà a trovare in pochi secondi l'informazione che sta cercando. Creeremo quindi un INDICE partendo da un comunicato stampa. Nel comunicato ci saranno le cose più importanti, quelle che interessano la collettività (Cosa, Chi, Quando, Dove, Come, Perché).

1) Spettacolo teatrale

- Comunicato stampa
- Sinossi della commedia
- Cast e biografie attori
- Info sulla compagnia/Teatro
- Invito per 2 persone alla prima
- Foto*

2) Corsa automobilistica auto d'epoca

- Comunicato stampa
- Programma nuova edizione
- Storia della manifestazione
- Auto in gara (anno, cilindrata, pilota e navigatore)
- Foto*

* Un discorso a parte va fatto per le foto. C'è chi preferisce inviare le immagini via e-mail a tutti gli accreditati (in conferenza stampa i giornalisti si accreditano indicando generalità e recapiti; questo vi permette di avere un database di contatti interessati all'evento) e alla medialist, e chi invece inserisce in cartella stampa un CD con tutte le foto in alta e in bassa risoluzione. Ultimamente si preferisce utilizzare una pen-drive per risolvere questo problema, inserendo foto e documenti in pdf e rivendendosi la pennina anche come gadget ricordo.

Scrivere un press kit

Le regole di stile elencate per i comunicati stampa valgono anche per i press kit. Il giornalista deve essere in grado di capire con una sola occhiata fugace di cosa stiamo parlando. Dividiamo il testo in paragrafi, mettiamo i grassetti, sottotitoliamo più che possiamo. Cerchiamo di rendere piacevole e veloce la lettura, non facciamo perdere tempo a nessuno. Non dimentichiamo di trasformare in pdf i documenti, in modo che non possano essere spaginati e modificati. Stiamo attenti alla grafica, anche l'occhio vuole la sua parte. Inoltre inseriamo sempre i nostri recapiti e quelli del cliente (se servono) in calce al comunicato stampa o in un file a parte. Se abbiamo deciso di distribuire un press kit in formato digitale (pen drive o CD) e non cartaceo, suddividiamo in cartelle il materiale.
Nel caso dello spettacolo teatrale potremmo trovare i seguenti folder: La vedova allegra (sinossi e comunicato stampa); Cast (biografie attori); Foto; Compagnia della Rancia (Bio azienda).

Assemblare un press kit

A questo punto dobbiamo decidere che aspetto dovrà avere il nostro press kit. Potrà essere una pen drive, piccola e poco ingombrante, magari con il nome del cliente stampato sopra; oppure una cartella stampa d'impatto, con il nostro logo e tanti bei fogli pieni di informazioni utili. In ogni caso dovremo fare bella figura e  dare l'impressione di essere dei professionisti della comunicazione anche se abbiamo cominciato da pochi mesi. Dedichiamo a questo paragrafo un articolo a parte: Come assemblare un press kit?

COME ASSEMBLARE UN PRESS KIT?

COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA?

COME INVIARE UN COMUNICATO STAMPA?

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