giovedì 5 dicembre 2013

Come gestire l'Ufficio Stampa di un grande evento

Come si gestisce l'Ufficio Stampa di un grande evento? Non parliamo di un comunicato stampa spot, ma di un evento che dura diverse giornate e del quale la stampa s'interessa in modo continuativo. In questa categoria possono rientrare competizioni sportive, show televisivi, festival musicali e così via.
Gestire l'Ufficio Stampa di un grande evento è un'operazione piuttosto complicata, che richiede la direzione di un leader e un'ottima coordinazione del team. Per fortuna, seguendo un semplice schema cronologico e organizzativo, si riesce a lavorare in maniera operosa ed efficiente, senza fare confusione tra i ruoli e soprattutto senza trascinarsi fino alle 3 del mattino per finire quanto cominciato durante la giornata.

Il problema più grande dei grandi eventi, infatti, è la sindrome del "non so cosa devo fare prima", che colpisce l'ufficio stampa proprio quando sembra filare tutto liscio. Le pause caffé continuano al solito ritmo, le e-mail dei giornalisti sembrano perfettamente gestibili e il reparto eventi non dà segni di vita... Ecco, lì è già troppo tardi per recuperare. Le operazioni pre-evento, quelle che vi permettono di avere tutto sotto controllo anche in caso di imprevisti (che ci saranno e non saranno pochi), richiedono tempo per essere predisposte e portate diligentemente a termine. Qualche mese, esattamente. Insomma, non c'è proprio tempo da perdere.

Ecco come gestire l'ufficio stampa di un grande evento in tre fasi.

Pre-evento:

1) Creare una squadra e spartire i compiti

Serviranno degli stagisti, quindi dovrete pensarci prima, fare i colloqui e arruolare in fretta i più promettenti. Le prime settimane potreste alzarvi otto volte per spiegar loro come ridimensionare una foto, come copiare una mailing list in ccn o come impaginare un comunicato stampa; quindi non arruolatelo sotto evento. La vostra squadra è finalmente pronta? Dovrà avere un leader che suddivida i compiti, che si presuppone siate voi. Assegnate dunque le seguenti mansioni ai vostri collaboratori prima che sia troppo tardi: 1) Aggiornare le Medialist; 2) Scrivere i materiali per la cartella stampa, eventuali newsletter e aggiornamenti sito e gli speech delle conferenze; 3) Front Office. Quest'ultimo compito può richiedere più di due braccia, a seconda della mole di richieste provenienti. Avete preso appunti? Ora assegnate anche le mansioni che trovate qui sotto, se non sono già state espletate.

2) Mettere a punto un sistema automatico di raccolta degli accrediti

Nella gestione di un grande evento, prevedere un sistema automatico di accredito stampa è fondamentale. L'evento è spesso seguito da tutti i media, dai periodici ai quotidiani, dalle TV alle radio, che siano specializzati o generalisti. Il sistema automatico di accredito permetterà ai giornalisti accreditati di scaricare le cartelle stampa e le foto ufficiali che voi caricherete online e permetterà a voi di raccogliere una mailing list di persone sicuramente interessate all'evento, alle quali inviare di volta in volta i take, le comunicazioni urgenti, gli inviti alle conferenze e così via. Magari potrebbe essere utile inviare un piccolo alert a tutta la medialist, invitando gli interessati a effettuare l'accredito nel sistema oramai ultimato.

3) Far preparare i pass press per tempo

Di far stampare i pass press o pass stampa non ve ne occuperete voi. Lo farà l'ufficio produzione, che però andrà brieffato. Qual è la presenza stampa prevista (vedi accrediti ricevuti) quindi quanti pass vanno fatti stampare? Vi serviranno per caso pass che permettono di entrare solo in sala stampa e altri che invece daranno accesso anche ad aree più delicate come il "dietro le quinte"? Le televisioni potrebbero avere necessità di un permesso comunale o di un pass auto (se le strade sono bloccate o se c'è la ZTL) per entrare con i pullmini nella zona dell'evento.

4) Prevedere la presenza dei giornalisti in ogni occasione 

Prendete in mano il programma dell'evento e cercate di capire dove andranno i giornalisti. Se è uno spettacolo, quali e quanti sono i posti loro assegnati? Sarebbe meglio posizionare i direttori in platea e le TV in alto, in modo che i primi possano sentirsi importanti e i secondi effettuare buone riprese. Inoltre... qualcuno ha pensato al catering? Gli vogliamo dare due tartine e un sorso di prosecco dopo la conferenza o in chiusura dell'evento?

5) Redigere, stampare e assemblare le cartelle stampa

Qualcuno dovrà occuparsi delle cartelle stampa, che sono da scrivere, impaginare, far approvare dalla direzione comunicazione e dal super capo, stampare e assemblare. Potreste optare per un sistema digitale (pen drive, CD) oppure per il classico folder cartaceo da portare sempre in giro e da distribuire in conferenza. Fatevi uno schemino delle cartelle stampa che andrete a sfornare: quanti fogli vi serviranno per tot conferenze? I documenti che non cambiano di volta in volta potrebbero essere già pronti, senza che dobbiate stamparli sotto evento. Infine, preparatevi un'email di risposta standard a una generica richiesta d'informazioni; l'email dovrà avere già gli allegati caricati e dovrà essere pronta all'inoltro. Fate in modo che sia presente in ogni computer una bozza di questo genere e non solo nel desktop di chi si occupa di front office. Stessa cosa per le foto. Nominate le cartelle a seconda del tipo di immagini che divulgate pre-evento.

6) Scrivere gli altri testi utili

Preparatevi le bozze dei successivi comunicati stampa, che spesso seguono uno schema che si ripete di anno in anno (il vincitore della tot edizione del festival è... etc.); allo stesso modo preparate le news, le eventuali newsletter, gli speech delle conferenze e le email di risposta che inviate più spesso, in modo da non riscriverle tutte le volte.

7) Non dimenticatevi della sala stampa

In sala stampa è tutto a posto? Funziona Internet, è stato previsto il numero di postazioni sufficienti, la luce si accende?

Durante l'evento:

1) Riorganizzare la squadra

La vostra squadra dovrà essere riorganizzata a seconda delle esigenze peculiari degli addetti stampa. Qualcuno sarà assegnato alla sala stampa, qualcun altro alle televisioni, mentre altri saranno rinchiusi in ufficio a fare front office o a scrivere comunicati e take per le agenzie. Una persona potrebbe essere invece assegnata agli sponsor, alcuni dei quali vanno seguiti come dei bambini viziati (non da educare).

2) Portatevi un hard disk

O almeno una pennina. Il vostro computer dell'ufficio NON è lo stesso della sala stampa. Non vi troverete i vostri documenti, dovrete portarveli appresso senza lasciare niente di utile in sede, perché quando chiederete alla segretaria di frugare nel vostro desktop potrebbe non trovare quello che cercate con la massima urgenza, e, come bonus, mandarvi pure a quel paese.

3) Sfruttate le hostess 

Le hostess sono al vostro servizio, quindi usatele il più possibile. Fate allestire a loro le cartelle stampa, per esempio. Cercate di riconoscere al volo quella più smart e magari datele, se ve la sentite, mansioni più complicate, come prestare assistenza agli operatori tv (al giornalista ci penserete invece voi).

4) Prevedete un sistema di raccolta delle foto

A chi arrivano le foto del fotografo ufficiale? Lui le manderà a qualcuno o le scaricherà in ufficio. Le foto devono essere caricate online e uno di voi dovrà occuparsene. Mi raccomando: non fategli caricare immagini da 40 Mega o vi s'impallerà tutto il sistema e ci metterete qualche ora a comprenderne il motivo. Attenzione, dunque, al peso dei file. Se serve, qualcuno dovrà prendersi la briga di ridimensionare le immagini una per una, in modo da creare due cartelle distinte, rispettivamente in bassa e alta risoluzione.

5) Dove si faranno le interviste?

Trovate una bella location dove girare le interviste video all'amministratore delegato, al vincitore del contest, agli attori etc. Magari due poltrone con dietro i loghi degli sponsor in evidenza.

Post-evento:

1) Riorganizzate la squadra in Ufficio Stampa

Le principali mansioni dell'Ufficio Stampa per il post evento sono: 1) Rassegna Stampa; 2) Report per gli sponsor e rassegne stampa personalizzate per ognuno di loro; 3) Front Office. Ci saranno giornalisti che continueranno a chiedere informazioni e foto, ma il loro numero andrà scemando col passare dei giorni. Redigete anche un report con le criticità e i margini di miglioramento, servirà sia a voi che all'azienda per i prossimi grandi eventi da gestire.

Per sapere come scrivere un comunicato stampa, come fare una rassegna stampa e così via, consultate la guida.

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